Zeitmanagement Methoden

Zeitmanagement Methoden

Einleitung

Zeit ist kostbar. Genau das wird dir immer mehr bewusst, je älter du wirst. Oftmals gibt es im Alltag viele einzelne Dinge, die dir deine Zeit “rauben” – sogenannte Zeitdiebe oder auch Zeitfresser. Wichtige Aufgaben schaffst du so nicht in der dafür eingeplanten Zeitspanne, sodass sich dein ganzer Zeitplan verschiebt und vielleicht sogar auf Anschlusstermine verspätend auswirkt.

Am wenigsten Zeit hast du prinzipiell immer, wenn du sie am meisten brauchst – so ist es doch immer. Die To-Do-Liste quillt über. Doch weißt du was? So muss es nicht sein! Der Grund dafür, dass du zu Tagesende das Gefühl hast, so gut wie nicht vorwärtsgekommen zu sein und wichtige Aufgaben liegen bleiben mussten, liegt bei vielen Menschen in einem schlechten oder gar fehlendem Zeitmanagement.

Wir zeigen dir, wie es dir gelingt, mit verschiedenen Zeitmanagement Methoden deine beruflichen als auch privaten Aufgaben rechtzeitig zu erledigen, ohne Stress entstehen zu lassen. Unsere Coaches können dich auf deinem Weg zu einem besseren Management deiner Zeit professionell begleiten und gemeinsam mit dir herausfinden, welche Zeitmanagement Methode für dich geeignet ist! Auch für dich finden wir den passenden Coach in unserer Coachliste! Wie bedeutsam ein gutes, zeitliches Management für dein alltägliches Leben ist? Lies einfach weiter.

Definition: Was bedeutet Zeitmanagement?

Beim Zeitmanagement geht es überwiegend um Zeitplanung: deine zur Verfügung stehende Zeit nach Möglichkeit effizient einzusetzen, um all deine Verpflichtungen und Aufgaben darin erledigen zu können.

Zeit ist dabei jedoch eine fixe Einheit – eine Ressource, die einzigartig und nicht veränder- oder wiederholbar ist. Deshalb lässt sich der Faktor auch kaum beeinflussen: Wenn du weißt, dass du für eine Aufgabe mehr Zeit zur Erledigung benötigst, bringt es wenig, dieser Aufgabe einfach mehr Puffer einzuräumen. Denn schließlich ist diese Aufgabe nicht die Einzige, die du zu bewältigen hast. Mehr Zeit für diese Bearbeitung würde damit zeitgleich also weniger Zeit für andere Sachen bedeuten.

Wie das Wort Zeitmanagement schon sagt, kommt es vor allem darauf an, deine Zeit selbstständig so zu managen, dass du alles unter einen Hut bringen kannst. Doch das ist der Punkt – wie soll das gehen?

Das Organisieren von Alltagsaufgaben in der dafür verfügbaren Zeitspanne kann nur gelingen, wenn du deine Arbeitsweise entsprechend sinnvoll optimierst. Da es somit nicht mehr nur um das Managen deiner Zeit, sondern auch deiner Selbst geht, steht ein gutes Zeitmanagement oft in Verbindung mit einem guten Selbstmanagement.

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Wofür ist Zeitmanagement gut?

Ein gutes Zeitmanagement wirkt sich positiv auf deinen Alltag aus und vor allem: Es lässt dich stressfreier leben. Zeitmanagement spielt damit eine große Rolle für die Selbstorganisation sowie den Umgang mit deiner Zeit.

Die Verbesserung deines Zeitmanagements hilft dir vor allem dabei:

  • wichtige von unwichtigen Aufgaben zu unterscheiden
  • To-Dos sinnvoll zu planen und stringent durchzuführen
  • Stress zu reduzieren
  • Ergebnisse effizienter zu erreichen
  • Produktivität zu steigern
  • bewältigte Aufgaben auf Erfolg zu kontrollieren
  • die Work-Life-Balance zu verbessern

Da sich diese Komponenten nicht nur auf berufliche Verpflichtungen beziehen, sondern sich auch generell auf sämtliche Verpflichtungen und Termine deines Lebens auswirken, kannst du von Zeitmanagement in vielerlei Hinsicht profitieren.

Zeit effektiv nutzen: Work-Life-Balance

Die Work-Life-Balance spricht verschiedene Lebensbereiche an und setzt diese in Wechselbeziehung, wie etwa das berufliche Leben (Karriere, Erfolg, Geld) sowie das soziale Leben (Anerkennung, Familie, Freunde).

Ein Ausgleich dieser verschiedenen Bereiche ist von hoher Relevanz, da andernfalls deine (mentale sowie körperliche) Gesundheit darunter leiden kann, wenn beispielsweise die Arbeit aufgrund von schlechtem, zeitlichen Management ungewollt den Großteil deiner Zeit in Anspruch nimmt.

Zeitmanagement im Alltag

Zeitmanagement kann es schaffen, sämtliche Bereiche deines Lebens positiv zu beeinflussen. Allein im täglichen Leben gibt es zahlreiche Situationen, in denen dir ein gutes, zeitliches Management den Tag retten kann.

Denn die Organisation deiner kostbaren Zeit zählt manchmal bereits zu den echten Herausforderungen im Leben. Vielleicht kennst auch du es, wenn du eigentlich super viel zu erledigen hast, aber gar nicht weißt, wo du überhaupt beginnen sollst. Ein richtiges Zeitmanagement hilft dir in Verbindung mit gutem Selbstmanagement dabei, alle Termine in logischer Reihenfolge zu platzieren, sodass sich alles stressfrei und ohne Probleme abarbeiten lässt.

Auch kann dir, zeitliches Management dabei helfen, deine aufgestellten Ziele zu erreichen. Denn zunächst einmal erfolgt dadurch eine realistische Zielsetzung, wie zum Beispiel, dass du in den nächsten drei Monaten mehr Muskeln durch Sport aufbauen möchtest.

Ein gutes Selbst- und Zeitmanagement verhilft dir nun dabei, Aufgaben zu erkennen, die zur Erreichung dieses Ziels beitragen: und zwar zum Beispiel regelmäßiger Kraftsport. Da das jedoch natürlich nicht dein einziger Fokus im Leben ist, wägst du realistisch ab, wie groß dein Arbeitspensum dafür neben deinen anderen Verpflichtungen (mit vielleicht höherer Priorisierung) ist, und erstellst dir mit deinem guten Zeitmanagement einen Plan, um dein Vorhaben dennoch fristgerecht zu erreichen.

In Kombination mit einem guten Management deiner Selbst bleibst du eines auf alle Fälle: Konsequent und motiviert, wobei dir eine entsprechend regelmäßige Erfolgskontrolle dabei hilft.

Zeitmanagement im Studium

Zeitmanagement kann nicht nur im Privatleben und der Tagesroutine vieles erleichtern. Der Wechsel von der Schule ins Studium verlangt von jungen Erwachsenen oft von den einen auf den anderen Moment eine eigenständige Organisation sämtlicher, wichtiger Dinge: Die Seminare und Vorlesungen müssen selbstständig belegt werden und nicht zu vergessen:

Auch die Vorbereitung auf Prüfungen, das Schreiben von Hausarbeiten oder das Erledigen von Zwischenaufgaben erfordert oft ein hohes Maß an Selbstdisziplin, die nur du allein zu überwachen hast. Verpasst du eine Abgabe oder fällst du durch die Prüfung, bleiben die Konsequenzen an dir hängen.

Neben einem guten Selbstmanagement ist daher auch ein gutes Zeitmanagement nahezu überlebenswichtig, wenn du dein Studium in der dafür vorgesehenen Regelstudienzeit absolvieren möchtest, ohne zusätzliche Jahre dran hängen zu müssen, weil du die Abgabefristen einzelner Hausarbeiten verpasst oder zu spät angefangen hast, für eine wichtige Prüfung zu lernen.

Denn ein gutes Zeitmanagement verhindert beispielsweise, dass du wichtige Termine oder eben verpflichtende Abgaben verpasst. Dein Zeitmanagement plant nämlich rechtzeitig genügend Zeit dafür ein, diese vorzubereiten und zu erledigen – und nicht alles erst auf den letzten Drücker zu machen oder gar völlig zu vergessen.

Vielleicht erkennst du ja genau dich oder einen Kommilitonen wieder, der geübt darin ist, viele wichtige Aufgaben oftmals zu vergessen und somit im Dauerzustand auf die Hilfe oder die Erinnerung von anderen angewiesen ist (= schlechtes Selbst- und Zeitmanagement).

Zeitmanagement im Arbeitsleben

Auch im Arbeitsalltag gehört Selbst- und auch Zeitmanagement zu den wichtigsten Kompetenzen im Job, um sich eigenständig zu organisieren und somit auch eine selbstständige Arbeitsweise an den Tag legen zu können – ohne Überstunden machen zu müssen, weil die Arbeit nicht geschafft wurde.

Bereits mit einem angemessenen Maß an Zeitmanagement verhinderst du, dass sich beispielsweise Berge an Arbeit auf deinem Schreibtisch im Büro ansammeln – denn mit einem gutem Management deiner Zeit kannst du alles selber so managen, dass du deine Arbeit immer genau so erledigen kannst, wie du auch Kapazitäten für sie frei hast.

Auf diese Weise kann Zeitmanagement auch deinen Arbeitstag in vielerlei Hinsicht erleichtern. Und das Beste: Du schaffst deine Arbeit in dem dafür vorgesehenen Zeitpensum, sodass du pünktlich Feierabend machen kannst. Für mehr Tipps und Struktur in deiner Organisation und Zeitplanung, sieh dir unseren Downloadbereich-Contentempfehlung an.

Kann ich Zeitmanagement lernen?

Zeitmanagement ist eine Komponente des Selbstmanagements. Selbstmanagement gehört wiederum zu deiner Persönlichkeit. Und wo bist du gerade, wenn nicht auf unserer Seite der Persönlichkeitsentwicklung?

Die Antwort auf die Frage, ob du Zeitmanagement lernen kannst, lautet also durchaus ja!

Natürlich musst du dafür zum einen bereit und gewillt sein, an dir und deinem Selbst- sowie Zeitmanagement zu arbeiten. Denn vielleicht ist dir selber bereits aufgefallen, dass man nicht einfach so per Fingerschnips seine Gewohnheiten ablegen kann und plötzlich ein perfektes Zeitmanagement besitzt. Vielmehr ist es ein Prozess, ein Weg, eine Entwicklung eben, die dauert, ehe du den Dreh raus hast.

Damit dir dies jedoch einfacher gelingen kann und du beispielsweise wichtigere von unwichtigeren Aufgaben besser unterscheiden kannst, gibt es verschiedene Tools und Zeitmanagement Methoden, die dir genau dabei helfen.

Neben einer einfachen To-Do-Liste spezifiziert sich eine solche Methode nicht nur darauf, was generell alles gemacht werden muss, sondern hilft dir auch bei der Priorisierung, Zeiteinteilung und deinen Fokus.

Fünf Zeitmanagement Methoden im Überblick

Es gibt verschiedene Zeitmanagement Methoden, mit denen du all deine Aufgaben und Angelegenheiten priorisieren und planen, aber auch erledigen und auf Erfolg kontrollieren kannst.

Während vielzählige Zeitmanagement Methoden keinen großen Aufwand benötigen, erfordern einzelne Techniken zunächst einen entsprechenden Mehraufwand, der sich jedoch später auszahlen wird: Denn genau diese Methoden beschleunigen später bei konsequenter Umsetzung durch die Macht der Gewohnheiten deine Arbeitsprozesse.

Wenn du Schwierigkeiten dabei hast, Aufgaben nach ihrer Priorität abzuarbeiten oder zu viel Zeit für unwichtigere Aufgaben benötigst, gehören zu den bekanntesten Zeitmanagement Methoden die ABC Methode, die ALPEN Methode und die Eisenhower Methode (Eisenhower Matrix).

Eine sehr erfolgreiche Methode zur Zeiteinsparung beim Erledigen von Aufgaben ist das Pareto Prinzip. Die Pomodoro Technik sorgt dagegen für die Steigerung der Produktivität. Was jede einzelne Zeitmanagement Methode für Maßnahmen und Strategien beinhaltet, erfährst du hier:

1# Zeitmanagement Methode: ABC Methode

Diese Zeitmanagement Methode (oder auch ABC Analyse genannt) wird häufig von Unternehmen angewandt, um Aspekte zu visualisieren, die ausschlaggebend für den Erfolg des Unternehmens sind. Zur ABC Analyse werden dabei u.a. Faktoren wie der Umsatz, der Gewinn oder die nötigen Kosten herangezogen und in einem Überblick entsprechend verschiedenen Kategorien eingeteilt.

Die Kategorien charakterisieren sich von A) sehr wichtig, B) weniger wichtig, sowie C) gar nicht wichtig.

Egal, ob du nun in einem Unternehmen arbeitest oder nicht: Mit der ABC Methode und der Zuteilung deiner Aufgaben in die Kategorien nach ihrer Wichtigkeit kannst du dir selber einen Leitfaden geben, welche Aufgaben als nächstes zu bearbeiten sind (Aufgabenliste nach Reihenfolge).

2# Zeitmanagement Methode: ALPEN Methode

Diese Zeitmanagement Methode ist auf die Organisation und die Planung von einem einzelnen Arbeitstag in fünf simplen Arbeitsschritten ausgerichtet.

Die ALPEN Methode lässt sich daher anhand ihres Namens herleiten:

  1. A – Aufgaben definieren (Überblick über alle zu bewältigenden To Dos)
  2. L – Länge abschätzen (jeder einzelnen Aufgabe und damit Überblick über Tagespensum)
  3. P – Pufferzeiten einkalkulieren (um Aufschiebungen zu vermeiden)
  4. E – Entscheidungen vornehmen (Prioritäten der Aufgaben vornehmen, Aufgabenlisten erstellen)
  5. N – Nachkontrolle (der Ergebnisse, des Erfolges, der Planung – Hast du alles geschafft?)

Mithilfe der ALPEN Methode strukturierst du deinen Tag nach Maximum der möglichen Effektivität.

3# Zeitmanagement Methode: Eisenhower Prinzip

Das Eisenhower Prinzip (auch Eisenhower Matrix genannt) veranlasst dich dazu, deine Aufgaben hinsichtlich ihrer Wichtigkeit sowie Dringlichkeit zu kategorisieren und somit eine Priorisierung der Abarbeitung vorzunehmen:

  1. Wichtig / Dringend: Diese Aufgaben solltest du direkt erledigen, bevor die nahestehende Frist abgelaufen ist.
  2. Wichtig / Nicht dringend: Diese Aufgaben solltest in den nächsten Tagen abarbeiten, nachdem du die dringenden Aufgaben bewältigt hast.
  3. Nicht wichtig / Dringend: Diese Aufgaben solltest du wenn möglich reduzieren, z.B. an jemand anderen abgeben (Bsp. Wocheneinkauf etc.)
  4. Nicht wichtig / Nicht dringend: Diese Aufgaben können entweder vorerst ganz gestrichen werden oder ebenfalls an jemand anderen delegiert werden.

4# Zeitmanagement Methode: Pareto Prinzip

Wenn du das Gefühl hast, am Tagesende trotz großem Aufwand nicht vorangekommen zu sein, während alle anderen Kollegen ihre Arbeiten geschafft haben, kannst du die folgende Zeitmanagement Methode ausprobieren:

Das Pareto Prinzip (oder auch 80 20 Prinzip genannt) sorgt dafür, dass du deine Arbeitszeit (und zwar genau 20% davon) in jene Aufgaben investierst, die den größten Effekt auf das Ergebnis erzielen (und zwar genau 80% des Ergebnisses). Mit anderen Worten bedeutet das, dass 20% der Aufgaben genau 80% der Ergebnisse ausmachen.

Für dieses Pareto Prinzip ist es deshalb notwendig, genau diese relevanten 20% an Aufgaben (High Value Activities) aus dem gesamten Berg an Aufgaben zu sortieren und abzuarbeiten.

Ziel vom Pareto Prinzip ist es damit, eine Zeitersparnis für weniger wichtige Aufgaben zu bewirken bzw. nicht zu viel Aufwand in eine Aufgabe zu investieren, der über das Maß hinaus geht. Im selben Zug sparst du dir mehr Leistungsfähigkeit für Aufgaben auf, die genau diese höhere Leistung erfordern.

5# Zeitmanagement Methode: Pomodoro Technik

Diese Zeitmanagement Methode ist vor allem dann für dich geeignet, wenn du viel am Laptop arbeitest und dir die folgenden, lauernden Zeitdiebe bekannt sind: Nur wenige Klicks entfernt zu Social Media-Kanälen, der liebsten Shopping Plattform oder den aktuellen Nachrichten und Neuigkeiten, die bei Weitem spannender sind, als deine aktuelle, zu erledigende Aufgabe von deinem zuständigen Projekt.

Um diesen Zeitdieben aus dem Weg zu gehen, bietet sich die Einhaltung von 25-Minuten-Pomodori der Pomodoro Technik an, die dein Projekt in kleinschrittige Aufgaben unterteilt und in bestimmten Zeitintervallen abgearbeitet werden. Dies könnte z.B. so aussehen:

  1. 25 Minuten konzentriert arbeiten + 5 Minuten Pause (Ablenkungen)
  2. 25 Minuten konzentriert arbeiten + 5 Minuten Pause (Entspannung)
  3. 25 Minuten konzentriert arbeiten + 5 Minuten Pause (Ablenkungen)
  4. 25 Minuten konzentriertes Arbeiten+ 30 Minuten Pause (Entspannung, Ablenkungen)

Durch das regelmäßige Einlegen von Pausen zwischen den Phasen der Konzentration hast du über die gesamte Arbeitszeit hinweg insgesamt mehr kognitive Ressourcen für deine Projekte und Aufgaben übrig, sodass du deine Produktivität steigern kannst.

All diese Tipps und Zeitmanagement-Methoden sind im Grunde To-Do-Listen, die eine unterschiedliche Struktur annehmen, aber auf dieselbe Intention abzielen: Einen geordneten Überblick über deine Verpflichtungen und deren Erledigung zu schaffen. Teste sie doch einfach mal aus!

SOS – Und jetzt mal Tacheles

Gib es zu: Du bearbeitest Aufgaben danach, was du gerne tust. Damit erledigst du Aufgaben, die vielleicht gar nicht so wichtig und vor allem auch nicht dringend sind als allererstes, bevor du dich nach erfolgreichem Prokrastinieren (dem Drücken vor den wichtigen Aufgaben) schließlich doch den weniger spaßigen Angelegenheiten kümmern musst, bevor es im Arbeitsalltag wieder heißt: Überstunden!

Abgearbeitet kommst du nach Hause, weiter geht’s: Rechnungen bezahlen, Anfragen abschicken, Formulare einreichen, Versicherungen zurückrufen, Rücksendungen aufgeben – UND HOPPLA! Da hast du nun doch mal eine gesetzte Frist überschritten. Die Folge? Mehr Stress, mehr Rennereien, teurere Rechnungen, weniger Geduld.

Das Beste daran? Das hättest du alles meiden können, indem du die eiligen und wichtigen Dinge zuerst erledigt hättest. Das weißt du natürlich selber und ärgerst dich deshalb umso mehr – über die Dinge und auch über dich.

Das du was an deinem Zeitmanagement ändern musst, ist dir bewusst. Aus dem Grund hast du vielleicht sogar schon einige Techniken ausprobiert und bist daran gescheitert, weil dir das nötige Durchhaltevermögen bei der konsequenten Umsetzung der Zeitmanagement Methode gefehlt hat. Denn diese erfordern ja erst eine Etablierung in deinen ohnehin stressigen Arbeitsalltag und damit viel Disziplin.

Mit diesem Beitrag über Zeitmanagement Methoden ist dir jedoch wieder vor Augen geführt worden, wie wichtig ein gutes, zeitliches Management für dich ist. Und auch du kannst ein solches entwickeln – das versprechen wir dir! Die Frage, ob du jedoch Zeitmanagement erlernen wirst, lässt sich nur von dir selber beantworten. Bist du bereit an dir zu arbeiten?

SOS – Was ist der erste Schritt um es zu beenden

Der erste Schritt zum besseren Zeitmanagement besteht darin, eine für dich vorstellbare Methode (die sich gut mit deinem Tagesablauf vereinbaren lässt) auszusuchen.

Nun solltest du diese Methode am besten über einen längeren Zeitraum konsequent in deine Organisationen integrieren: Bevor du also beginnst, Aufgaben danach zu bearbeiten, wie viel Spaß sie dir machen, solltest du stattdessen mit einer der vorgestellten Methoden eine Priorisierung nach ihrer Wichtigkeit (en) vornehmen.

Ob die gewählte Zeitmanagement Methode für dich funktioniert, kannst du erst so richtig beurteilen, wenn du sie ein paar Wochen zu deinen Aufgaben angewendet hast.

Wenn eine Methode zu dir passt, wirst du nach und nach merken, wie sie dir immer leichter und schneller fällt anzuwenden – wie sie immer mehr zur Gewohnheit von dir wird, bis du Aufgaben schließlich quasi automatisch nach ihrer Wichtigkeit bewältigst. Und das vielleicht auch irgendwann ohne eine extra To-Do-Liste nach Prioritäten dafür anfertigen zu müssen.

Natürlich kannst du eine Zeitmanagement Methode auch individuell auf dich anpassen und verschiedene Tipps miteinander kombinieren, falls du mit keiner dieser Methoden so richtig warm wirst. Ein kompletter Methoden-Mix vielleicht? Oder doch etwas ganz anderes?

Unsere Coaches geben dir hilfreiche Tipps und unterstützen dich bei Bedarf auf deinem Weg zum guten Zeitmanagement – auf deinen Weg der Persönlichkeitsentwicklung! Klicke dafür einfach auf den Button für eine unverbindliche und kostenfreie Vermittlung.

SOS – Warum du nicht warten solltest

Wartest solltest du nicht länger, damit die wichtigen Aufgaben und Verpflichtungen nicht mehr bis zuletzt auf deinem Schreibtisch und damit vor allem auch in deinem Kopf liegen bleiben. Denn ständig im Hinterkopf zu haben, dass diese oder jene wichtige Angelegenheit noch aussteht, versetzt deinen Körper in einen Stresszustand.

Selbst wenn du es bisher immer irgendwie noch hinbekommen hast, etwas in letzter Minute noch zu regeln, solltest du deinen Körper diesen ungesunden Stress nicht bewusst aussetzen und zugleich das Risiko eingehen, dass doch irgendwann mal etwas Wichtiges in Vergessenheit gerät.

Werde dir stattdessen bewusst, dass du all das selber in der Hand haben kannst. Du kannst dich selbst und deine Zeitfenster managen. Tu es!

SOS – Dein neues Leben

Die persönliche Herausforderung, sinnvoller mit deiner verfügbaren Zeit um zu gehen, meisterst du mehr und mehr. Dein zunehmend effektives Zeitmanagement trägt schließlich dazu bei, dass du dies nicht mehr als Herausforderung ansiehst:

Denn verschiedene Zeitmanagement Methoden beherrschst du im Schlaf. Du wendest sich quasi automatisch an und integrierst sie sinnvoll in deinen Alltag.

Die Konsequenz? Du verbuchst Erfolge nach und nach! Unter Zeitdruck gerätst du dabei gar nicht mehr – egal, um was es geht! Toll!

Und hier noch ein paar gute Neuigkeiten: Für noch mehr Tipps rund um Themen wie Selbstmanagement, Selbstliebe und Selbstfindung etc. lade dir jetzt unser kostenfreies Buch-Persönlichkeitsentwicklung herunter. Wechsle die Perspektive, erweitere dein Bewusstsein und überdenke deine Prioritäten. Du wirst gestärkt die Herausforderungen im Leben meistern.

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